Como documentar um processo de vendas

Documentar o processo de vendas é fundamental para que a sua máquina ganhe escala e produtividade.

Depois de 11 anos trabalhando com vendas e quebrando a cabeça para estruturar um processo inteligente aqui na #VMD, derrubei diversos preconceitos sobre o trabalho do vendedor.

Saber exatamente o motivo pelo qual cada cliente avançou de fase até o fechamento ou recusa do contrato simplesmente alavancou nossa máquina de vendas.

  1. CRM;
  2. Pipeline;
  3. Inteligência Comercial;
  4. Prospecção;
  5. Reunião agendada;
  6. Contrato fechado;
  7. Contrato Recusado;

CRM – Ferramenta fundamental para documentar um processo de vendas

Documentar processo de vendas VMD

Aqui na #VMD utilizamos o Hubspot Sales para estruturar toda a máquina de vendas e gestão de clientes. O CRM é gratuito para pequenas empresas e pussui um grande leque de funcionalidades:

  • Pipeline de negócios;
  • Cadastro de Clientes;
  • Rastreamento de e-mails;
  • Gestão de tarefas;
  • Relatórios;

Ter um CRM é o primeiro passo para estruturar e documentar um processo de vendas inteligente.

Pipeline de negócios – O coração do seu processo de vendas

Documentar o processo de vendas

Somente com uma analise aprofundada do seu negócio é possível entender quantas fases o cliente precisa passar até o fechamento da venda. Aqui eu vou falar de um pipeline basico de 6 etapas e o que deve ser documentado em cada fase.

Inteligência Comercial

Em uma estratégia de outbound, o primeiro passo é trazer para dentro da máquina leads previamente qualificados, e que tenha um perfil de acordo com a persona definida em seu planejamento estratégico.

O que documentar nesta fase?

  • Nome do cliente;
  • Nome dos tomadores de decisão;
  • Contato (e-mail, telefone, whatsapp, redes sociais);
  • Financeiro – Faturamento, ticket médio dos produtos/serviços (Maiorias das empresas possuem essas informações no Google);
  • Problema visível (Ex: Não tem presença digital);

Prospecção

Depois que você juntou o máximo de informação sobre o lead, chega a hora do primeiro contato. Neste artigo eu te falo como se dar bem nessa fase.

O que documentar nesta fase?

  • Texto do E-mail;
  • Texto da mensagem;
  • Taxa de abertura do email e mensagem;
  • Resposta do Cliente
  • Quebra de objeção e argumentos;
  • Agendamento para próxima etapa;

Quando você sabe exatamente o que falou no primeiro contato, fica mais fácil entender o que levou o cliente a avançar ou recusar na negociação. Aqui o vendedor #foda ja consegue tirar alguns bizus:

  • Cliente aceitou avançar?
    • Vou escalar essa mesma estratégia de comunicação com outros clientes que tenham o mesmo perfil.
  • Cliente recusou?
    • Vou entender o que fez ele recusar e ajustar a comunicação para os próximos clientes.

Reunião agendada

Chegou a hora do show!

Envolva o seu cliente com a apresentação e não deixe nenhuma dúvida que você é a melhor solução para resolver o problema dele.

O que documentar nesta fase?

  • Gravação da reunião (se possível e autorizada pelo cliente);
  • Slides e documentos utilizados na apresentação;
  • Próximo passo agendado (Assinatura do contrato ou nova reunião);
  • Resposta do cliente;

O ideal é fazer o cliente fechar no final da reunião, mas sabemos que nem sempre isso acontece. Caso o cliente necessite de mais tempo para analisar e lhe dar um feedback, encerre a reunião com uma nova data agendada, sempre.

Contrato fechado

Antes de qualquer coisa …

Depois da merecida comemoração, entenda tudo que você precisou fazer com este cliente para chegar no fechamento positivo.

O que documentar nesta fase?

Na verdade já foi documentado, o papo aqui é analisar tudo que você precisou fazer e replicar em todos os clientes com o mesmo perfil.

Contrato Recusado

Acontece, parceiro.

O papel do bom vendedor é entender o real motivo da recusa do contrato e trabalhar para que os mesmos erros não sejam cometidos com os próximos clientes.

O que documentar?

  • Motivo da recusa;
  • Recusa definitiva ou proposta adiada;

Gestão e ajuste do funil de vendas

Funil Heverton

Quanto mais estruturado for o seu processo de vendas, mais fácil é para fazer a gestão e ajuste do funil.


Quer estruturar um processo de vendas em sua empresa?

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